Отдел обеспечения сохранности и государственного учета документов осуществляет деятельность, направленную на прием, размещение, учет и обеспечение сохранности архивных фондов, находящихся на хранении в бюджетном учреждении Омской области «Исторический архив Омской области».
Отдел осуществляет прием архивных документов на хранение, их шифровку, картонирование и размещение в архивохранилищах. В задачи отдела входит рациональная организация хранения документов, топографирование архивных фондов, а также соблюдение установленного порядка выдачи дел из хранилищ для использования в служебных, научных и иных целях.
Одним из основных направлений деятельности отдела является обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации. С этой целью проводится комплекс взаимосвязанных работ, включающий создание и поддержание оптимальных условий хранения, регулярную проверку наличия и физического состояния дел, а также обеспечение физико-химической сохранности архивных документов. Архивохранилища оборудованы средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией.
Отдел осуществляет государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, а также учет иных архивных документов, находящихся на хранении в БУ ИсА. Ведется формирование, актуализация и пополнение баз данных о документах постоянного хранения и документах по личному составу, включенных в Архивный фонд Российской Федерации.
Сотрудниками отдела выполняются работы по улучшению физического состояния архивных документов, включая реставрацию, переплет и подшивку дел. Также отдел обеспечивает выдачу архивных документов сотрудникам архива, пользователям в читальных залах, организациям во временное пользование и контроль за их сохранностью в процессе использования.
Ежегодно в архив поступает не менее 16 000 дел, прием и размещение которых обеспечиваются силами отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов.